仕事の基本　ホウレンソウとは

仕事を進めるうえで必要不可欠な「報告・連絡・相談」この３つの頭文字をまとめて一般に「ホウ・レン・ソウ」と呼ばれています。仕事は色々な関係者のやりとりによって成り立ちますので「ホウ・レン・ソウ」はなくてはならない手法です。

　新社会人，ビギナー社会人にとって上司から「ホウレンソウを確実に！」と口うるさく言われることもしばしばあります。

　なぜこんなにも重要視されるのか？基本的なこととやポイントについて確認しましょう。

 

報告（ホウ）−こまめに報告−

　報告とは、上司などからの指示や命令に従い、どのようなことになっているのか、その経過や結果を上司へ知らせることをいいます。

　途中経過はこまめに報告します。完了の報告があってはじめて、指示・命令を出した上司は「完了」を認識することができます。

　ですから、指示・命令に対して報告は必ずセットになります。

　上司・部下などのタテ型のコミュニケーションになります。

 

　端的に「○○をやっておいてくれ」などと指示・命令された場合に、理由を知っていないと、勝手な思い込みで違った仕事をしてしまうリスクがあります。

　まずは求められている結果を知っておくために、理由を確認しておきましょう。

 

　「部下は言われたことを素直にやればいい」というような残念な上司が存在する場合がありますが、そういった人は、いざ報告すると「そんなことを指示したんじゃないんだよ。解ってくれてなかったのか。」などと更に追い討ちをかけてきたりしますので、時間を使ったうえに否定されるよりは、最初に意図するところを確認した方がまだマシです。頑張って確認しましょう。

 

　これらを確認して報告内容に抜けがないかチェックして整理してから報告するとスムーズに行えます。

 

　報告すべき事項が一つとは限らないため、重要度・緊急性などを考えて、優先順位をつけたうえで、順に報告しましょう。

 

　くどくどと経緯を話してから結論を話そうとすると、話が長くなり上司はイライラします。

　先ずは結論をスパッと伝え、その経緯について軽く補足すると相手は聞き取りやすく、また記憶にも残りやすいです。

　人は、失敗したことなどを報告するときには経緯から話がちになります。

　簡単にいうと「言い訳」ですね。そんなときでも頑張って結論から伝えましょう。こちらの方が怒られ度を緩和できます。

 

連絡（レン）−速めに連絡−

　連絡とは、事実の情報を関係者に知らせることをいいます。

　事実の情報ですから、個人的見解・意見は不要となります。

　仕事の進行状況に応じて、関係者全員に漏れなく、早めの連絡を心がけましょう。

　連絡は報告と違って、上司のみならず顧客であっても同僚であっても関係者であれば連絡すべき対象となりますのでヨコ型のコミュニケーションになります。

 

　「空気が読めない」「間が悪い」といった小言の背景には、相手方の都合があります。

　相手の立場になって考えてみてから、できるだけ早めの連絡を入れましょう。

 

　一度に複数の関係者へ事実を連絡するには効果的な手段ですので、伝わり易い内容を考えて送りましょう。

　電子メールのコツ参照

 

相談（ソウ）−自分で考えてから相談−

　相談とは、自分が判断に迷ったときに上司や先輩・同僚から意見をもらうことをいいます。

　判断に迷った問題に対する自分の考えや意見を整理してから、相談にすることで両者とも良い考えを出しやすくなります。

 

開口一番、相談の具体的な件名を短く伝えてから、相手の都合を確認しましょう。

例：「○○の件で、ご相談したいことがあります。ご都合はいかがでしょうか。」

 

良くない例：

「今お忙しいでしょうか？」×　→暇な人などいないと敬う心がマナー。「忙しいよ。」と返されて次に何も言えなくなります。

 

　「問題に迷ってはいるが、自分はこうしたい」といった意見をもっておいたほうが良いです。

　相手に「あなたはどうしたいか？」と聞かれることが多く、そこで「わかりません。」となると、二人でただ悩む時間が発生します。

　それでも上司は考えてくれるとは思いますが、気持ちの良い相談ではなくなってしまいます。（丸投げ相談）

　相談は相手を困らせることではなく、重要なコミュニケーションですので、継続して相談できる関係作りのためにもスピード感を意識しましょう。

 

　「こんなこと聞けない」「今さら恥ずかしい」といった意識が邪魔をして、なかなか相談できないこともあります。

　しかし、早めの相談をしたほうが、結果的にムダな時間やリスクを低減できます。

　時間は価値あるものですから、悩み苦しんで消費するのは勿体ないです。

　仮に恥ずかしいことであっても、聞くは一時の恥じ、聞かぬは一生の恥ですから。

 

さいごに

　会社における「仕事」は組織で行われます。組織である以上は上司などから部下に対しての指示・命令に従って「仕事」が連続して行われます。

　ですから、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）は必須になるのです。

 

　ひとりひとりが自分で考えて行動する時代とはいわれますが、上司は存在しますし、会社方針に沿った動きをする組織が存在していますので、ホウレンソウは必須であり続けると考えられます。

　「社会人であるから」といわれると、ヤラサレ感やプレッシャーに思うことがあるといった方は、「自分自身をリスクから守るために」と考えてみると、自主的な視点で気持ちが楽にいれるかと思います。

 

　まずは、基本的なことに従って素直にホウレンソウ（報告・連絡・相談）を実践すると早く信頼を得られます。

　慣れてくると、事実を伝えるといったことを守りつつも、言い回しを変えてみて自分の意図する方向へ誘導もできます。

 

　いいですか？　

　今こうして仕事について勉強されているあなたは、ただ威張ってるだけの上司や先輩など（居ればですが）より意欲的で向上心に溢れています！

　決して顔・態度には出さずに、それでいて「自分は優れている」ことを忘れずに、余裕を持って接してあげましょう。