電子メール作成のコツ

一昔前までは手軽に文書で内容を伝えるにはファックス（FAX）が一般的でした。

　それがeメールが使用されるようになってからは、何かと電子メールで伝えるようになりました。

　手軽で、スピーディーで添付まで送信できてしまう、電子メールは本当に便利ですよね。

　だけど、手軽だからこそ失敗し易く、そして信頼度へのダメージが大きいのも電子メールです。

　便利で誰もが使う電子メールだからこそ知っておきたい基本的なことやコツ，そして楽しみ方などについてご紹介します。

 

電子メール作成の基本的なこと，コツ

宛先

　直にメールアドレスを打ち込んだり、予め登録してあるアドレス張から呼び出して入れます。

　直接入力するよりもアドレス帳に登録してから、使用される方がオススメです。

　直接入力はもちろんタイプミスの可能性もあるのですが、アドレス帳に登録することで、宛先の会社名，部署名，役職なども情報として残すことができますし、相手先がメールを受け取ったときにもこちらの登録情報を見てもらえるのです。

　例えばアドレス帳に、○○会社△△部　鈴木部長　と登録してあると、そのように受け取り先で表示することができます。

　受け取った相手に「自分の所属や役職までも、ちゃんと反映してくれてる」と感じてもらえます。

　逆に初めてメールを受け取って，返信する場合にも、そのままのアドレスを使用するより、一度アドレス帳に登録して，情報を足してから、再度アドレスを読み込んで返信するほうが丁寧です。

CC

　宛先以外にメールを同時送信するときに使います。

　「客先一人にメールを送るのだけど、先輩や上司にも同時に伝えておきたい」といった場合には、ＣＣにアドレスを入れます。

 

BCC

　同時送信といった点ではＣＣと一緒ですが、こちらに入れたアドレスは他の送信者に知られません。

　例えば、

　宛先にＡさん、ＣＣにＢさん、ＢＣＣにＣさん　とした場合、

 

• Ａさんには、Ｂさんと差出人（あなた）のアドレス
• Ｂさんには、Ａさんと差出人（あなた）のアドレス
• Ｃさんには、Ａさんと、Ｂさんと差出人（あなた）のアドレス

 

　といった見え方になります。

　仮に複数のアドレスをＢＣＣに入れたら、ＢＣＣの人たちは、自分以外に何人が同じメールを見ているのかさえ解りません。

 

　ですから、「情報は知っておきたいけど、自分が関係者だと思われたくない。」と考えてる小者は、「私はＢＣＣでいいから。」って言ってきたりします。なかなか笑えますよね。

間違って、CCに入れちゃうことってありますよね？（笑）

 

件名

　一目で内容の予測ができる具体的な件名を入れます。

　頭に【】書きで、ジャンルやヒント入れると見やすくていいです。また、件名の最後に（）書きで自分の名前を入れておくと丁寧です。

　例えば、新入社員の歓迎会を知らせたい件名です。

 

【出欠確認】4/25「○○亭」での新入歓迎会のお知らせ（幹事 鈴木）

 

件名一つで、

• 出欠確認を行いたい
• 開催日と場所を知らせている
• 件名だけで、誰が送ってきたのかがわかる

 

添付

　添付ボタンをクリックしてファイルを探して指定したり、メール本文のエリアにファイルをドロップして添付します。

　この添付するファイルにも一目でどんなファイルか解る名前を付けておきましょう。

　複数のファイルを添付する場合は、見て欲しい順に�@，�Aなどの番号を振っておくと丁寧です。

 

ひとつ注意ですが、添付ファイルの内容を簡単でいいので、本文に打ち込んでください。

　本文に「添付資料参照ください。」とだけ書かれているメールがきたら少し嫌な気持ちになりませんか？

　『添付見りゃわかるでしょ？』と言われているようで。

　こんな人、残念ながら結構います。

　読み手のことを気にかけたら自然とできる気遣いです。気をつけましょう。

 

本文のエリア

送信先の名前を記載

　一行目には、送信先（宛先）を記載します。

　外部であれば、○○株式会社○○部　鈴木部長　など。

　�鰍ﾆ略文字を使用せずに「株式会社」と正式に打つほうが丁寧です。

　また「部長」などの役職は敬称なので「様」は不要です。

　社内用で、宛先が複数の場合は「各位」としますが、“各位”という言葉は、単体で「皆様」という敬称の意味があるので、各位にも　
 「様」は不要です。二重敬語になります。

 

相手をねぎらう

　社外であれば「いつもお世話になっております。」、社内であれば「お疲れ様です。」や「お忙しいところ、失礼します。」などの言葉でねぎらいます。

 

はじめの言葉選び

　本題に入りたいところですが、状況次第で繋げる言葉が変わります。

 

社外に、初めて送る

　自分が誰か伝えます。「社名、所属と氏名　と申します。」

 

久しぶりなので思い出して欲しいとき

　「先日は○○の件でお世話になりました。」などの思い出のヒントを書きます。

 

伝えたい内容を匂わせる一言

　これは、次に始まる本題の頭に「つきましては」という言葉を使う場合です。

　「各課とも新人を迎えて活気が増していることと思います。　つきましては…」と歓迎会の内容に繋げていく。

　以降の文章が、その前の文章に繋がっている場合に「つきましては」と使います。

 

いきなり本題

• 伝えるときに「早速ですが」
• 依頼のときに「突然で申し訳ないのですが」

　と、断りを入れてから即本題に突入します。

　無礼とならない関係なら、多用します。

　速くて分かり易いのが一番ですよね？

 

本題

　１行あたり３０文字程度の字詰め（改行）で、簡潔にまとめます。

　メールを全画面表示で見る人は少ないので、モニタ画面の横半分以下のサイズでも問題なく収まるよう意識して改行しましょう。

　会議などの開催を伝える場合は、中央に「記」と書いた下の行に箇条書きで、

1. 日時
2. 会場
3. 議題

　と記載すると解り易いです。日付や時間などの数字が本文中に入り込むと読みづらくなってしまいます。

 

送信前に

　宛先，ＣＣ，ＢＣＣと本文エリアの送信先（宛先）に間違いがないか、本当に良く良く確認します。

　送信間違いは相手に大変失礼です。にもかかわらず、「やりがちなミス」です。

　“ヒトは間違える生き物”です。「まず、間違っているだろう」と自分を疑うくらいの気持ちでチェックすることを強くオススメします。

 

送信後に

　これは、「送ったはずが送れていませんでした」というミスをしていないか確認するものです。

　セキュリティにより「事前に許可していないと受け取れない」，「スパム判定をくらう」など相手先にブロックされていたりする場合があります。

　間違いなく送信できたことを、送信済みフォルダで確認しましょう。

 

　また客先などへの、より丁寧な対応が必要な場合は、メールを送った旨を電話で知らせましょう。

　「電話って…何のためのメールだ？」と思いますよね？　こんなのもマナーだったりするんです（汗）

　電話したついでにそのまま内容伝えてしまうことも（笑）

　ただし現在では、丁寧すぎる対応を減らしていく文化もあります。

　環境に合わせた対応をしていきましょう。

 

 

電子メールの楽しみ方

　少し視点を変えて楽しみ方について考えてみましょう。苦痛に感じてたことが案外楽しく感じられるかも知れません。

 

アーティスティックな表現にこだわってみる

　社の規定に反しない程度に、メールソフトのデザイン機能を使って、自分らしくデザインを変更します。

　例えば、

• 背景：和風な便箋
• フォント：丸ゴシック体で柔らかく、12pt（少しだけ大きめ）、字色を少し変えて
• 本文：お堅い感じに「拝啓（スペース）時候の挨拶−本文−（スペース）敬具」を使用する。

　などと、敢えて、お堅い文章を丸ゴシックで見やすく、柔らかく表現して楽しんでみたりします。

 

署名をオシャレに

　ネットで「電子メール　署名　デザイン」などと検索すると、無料の署名テンプレートが入手できます。

　メールソフトの署名編集にコピペして、自分の情報を反映するだけなので簡単にできます。

　自分ならではのデザインを楽しんでみましょう。

　署名は複数登録して、メール作成時に選択・挿入できますので、顧客用、同僚用と使い分けても面白いです。

 

開封済みメール機能を使用する

　メールソフトの機能で、相手が受信したらクリック一つで開封した旨だけを返信できる機能があります。

　例えば、

　多人数に一斉にメールして、開封したかは知らせて欲しいけど、文章を添えての返信は不要なときに、この機能が便利です。

　ただし、無言で返信を求めてるように捉えられるため、社外メールには向いていません。

 

「メールを見ていないものが悪い」文化を利用する

　本当、会社によりけりですが...

　電子メールに頼り過ぎて、社内各方面から、一方的に大量のメールが日々送られてきて、全て目を通すことが難しい状況です。

　にも係らず、「メールを見ていないものが悪い」と言われてしまう文化があります。

　あくどいですけど、同じやり方で反撃して遊んであげます。

 

　定期一斉メールがよく送られてくる時間を狙って、それに紛れる件名を考えて「見過ごしてもらう」ように仕向けます。

　そしてミスでもあろうものなら「メール見られてなかったのですか？」と丁寧に指摘してあげます。

　おそらく「分かりにくいメールだった」などと小言を言ってくるでしょうけど、そこは大丈夫です。

　「ミスしやすいのが電子メール」ですから、軽く謝罪でもいれて、

　「大事なことを伝えるメールは、やはり件名で目立つようにすることを心がけるべきでしたね。」とでも伝えてあげましょう。

　自分を戒める言葉に見せて、心の中では「お前がなっ！」と（笑）

 

ＣＣを使って自分を守る

　こちらも会社によりけりですが、

　「個人で背負っただけ損」とされる場合があります。

　例えば、顧客との担当者間でやり取りしていて失敗したとします。

　この文化だと上位者は「今まで何も相談してきていないから、助けようが無い。」といって責任を被るのを拒否する場合があります。

　確かに、ホウレンソウ[ホウ（報告）・レン（連絡）・ソウ（相談）]を怠った点についての指摘は一理あります。

　しかし、単独行動は個人の責任と一蹴されるのもどうかと思います。

　ですから、欠かさず上位者のアドレスをＣＣに入れて自分を守りましょう。

　「何があってもあなたも当事者だから逃げられないよ？」と。

　確か...「メールを見ていないものが悪い」でしたよね？（笑）

 

　これらの楽しみ方は、時と場合と、宛先との関係性を考えて、何事もやり過ぎには注意しましょう。

 

さいごに

　前述でマナー的なことを細かくお伝えしましたが、正直いうと日本文化は「丁寧かつ丁寧」みたいなところがあって、面倒ですよね。

　「それが当たり前」と思っている人や，「丁寧だと嬉しい」と感じる人がいる以上は、このてのマナーも無くなりません。

　逆に、マナーを知って実践しているだけで「ちゃんとしてる人」って思われるのですから、得はあると思って付き合ってあげてください（笑）